Asigură transmiterea informaţiilor de interes public conform legii, transparenţa decizională, gestionează imaginea publică a instituţiei şi asigură relaţionarea conducerii Direcţiei cu societatea civilă, mass – media, comunitatea locală şi instituţiile statului de drept.
Şeful biroului este subordonat Directorului Executiv Adjunct şi are următoarele atribuţii:

• răspunde de managementul domeniului său de activitate;
• conduce biroul subordonat şi răspunde de organizarea şi funcţionarea acestuia în condiţii de eficienţă şi eficacitate;
• răspunde de întocmirea şi gestionarea unei baze de date reale şi actualizate, inclusiv în format electronic, în domeniul său de activitate;
• răspunde de asigurarea controlului intern, cu privire la activităţile desfăşurate în sfera de competenţă;
• reprezintă şi angajează instituţia numai în limita atribuţiilor de serviciu şi a mandatului care i-a fost încredinţat de către conducerea Direcţiei;
• propune documente tipizate şi proceduri de uz intern pentru activitatea biroului sau a instituţiei în general;
• semnalează conducerii instituţiei orice probleme deosebite, legate de activitatea acesteia, despre care ia cunoştinţă în timpul îndeplinirii sarcinilor sau în afara acestora, chiar dacă acestea nu vizează direct domeniul său de activitate;

Atribuţiile biroului sunt:

• întocmeşte zilnic revista presei pe care o prezintă factorilor interesaţi;
• analizează şi evaluează reflectarea în presă a acţiunilor întreprinse de Poliţia Locală a municipiului Timişoara;
• întocmeşte, realizează şi organizează programul de vizite, asigură desfăşurarea acţiunilor de protocol la manifestările publice – inclusiv asigurarea recuzitei necesare (fanioane, diplome, felicitări, albume, mape de prezentare etc.)
• primeşte şi soluţionează cererile de comunicare a informaţiilor de interes public şi a sesizărilor în termenele prevăzute de O.G. nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor şi de Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, în vederea formulării şi transmiterii răspunsului către petiţionar, în acest scop putând solicita informaţii de la celelalte compartimente;
• soluţionează lucrările repartizate direct de către Directorul Executiv;
• întocmeşte note interne, note de informare, sinteze, rapoarte şi alte materiale în baza rezoluţiei Directorului executiv;
• organizează şi participă la audienţele acordate de către Directorul Executiv/Directorul Executiv Adjunct sau persoana desemnată de către aceştia, notând în registrul de audienţă problemele semnalate de petenţi, ţine evidenţa termenelor de soluţionare a audienţelor;
• asigură protocolul pentru invitaţii Directorului Executiv şi ţine evidenţa folosirii fondului alocat pentru acesta;
• asigură accesul la informaţii şi în sistem electronic, dacă sunt întrunite condiţiile tehnice necesare, celor care solicită şi vor să obţină informaţii de interes public;
• transmite şi prin e-mail sau înregistrate pe suport magnetic informaţiile de interes public care sunt solicitate în scris sau în format electronic;
• asigură disponibilitatea în format scris (la afişier, sub forma de broşuri sau electronic – dischete, CD, pagina de internet) a informaţiilor comunicate din oficiu;
• asigură respectarea prevederilor legale privind aplicarea secretului de stat şi de serviciu;
• asigură prin intermediul purtătorului de cuvânt o relaţie bazată pe echidistanţă, transparenţă şi deschidere cu mass – media, în acest scop stabilind legături şi contacte cu reprezentanţii mass – mediei acreditaţi;
• acordă fără discriminare acreditare ziariştilor şi reprezentanţilor mijloacelor de informare în masă, la cerere, în termen de două zile de la înregistrarea acesteia;
• organizează periodic sau ori de câte ori este nevoie conferinţe de presă, informări şi evenimente cu potenţial mediatic, pe diverse teme între conducerea Direcţiei şi reprezentaţii mass – media;
• asigură, periodic sau de fiecare dată când activitatea instituţiei prezintă un interes public imediat, difuzarea de comunicate, informări de presă, interviuri sau briefinguri;
• informează cetăţenii asupra stadiului de soluţionare a lucrărilor în termenul stabilit de lege;
• ţine evidenţa propunerilor şi sugestiilor din partea cetăţenilor, agenţilor economici, regiilor autonome şi a altor organe şi organizaţii care se referă la problemele aflate în competenţa Poliţiei Locale Timişoara;

Atribuţii în domeniul registraturii

• Primeşte şi înregistrează petiţiile, cererile, sesizările, reclamaţiile şi le direcţionează pentru soluţionare serviciilor ori birourilor conform atribuţiilor acestora şi a ordinului rezolutiv;
• analizează şi soluţionează lucrările repartizate de la Directorul Executiv/Directorul Executiv Adjunct;
• expediază răspunsul către petiţionar şi se îngrijeşte de clasarea şi arhivarea petiţiilor care au fost soluţionate de compartimentul registratură;
• răspunde la solicitările exprimate direct de către cetăţeni, cât şi la solicitările telefonice ale acestora;
• îndrumă persoanele să solicite în scris informaţiile de interes public;
• are delegaţia de a răspunde în scris la solicitarea informaţiilor de interes public, în termen de 10 zile sau, după caz, în cel mult 30 de zile de la înregistrarea solicitării, în funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor şi de urgenţa solicitată. În cazul în care durata necesară pentru identificarea şi difuzarea informaţiei solicitate depăşeşte 10 zile, răspunsul va fi comunicat solicitantului în maxim 30 de zile, cu condiţia înştiinţării acestuia în scris despre acest fapt în termen de 10 zile;
• motivează şi comunică în termen de 5 zile de la primirea petiţiilor refuzul comunicării informaţiilor solicitate;
• comunică imediat sau în cel mult 24 de ore informaţiile de interes public solicitate verbal;
• colaborează cu compartimentul comunicaţii şi informatizare, în vederea publicării pe internet cum ar fi atribuţiile biroului, programul de lucru cu publicul, şi programul de audienţă al conducerii instituţiei;
• primeşte, înregistrează corespondenţa adresată Direcţiei Poliţiei Locale şi o prezintă Directorului Executiv pentru a dispune prin rezoluţie repartizarea spre competentă soluţionare, conform atribuţiile serviciului sau biroului, ţine evidenţa acestuia şi termenele de rezolvare;
• expediază corespondenţa adresată direcţiei, a autorităţilor şi instituţiilor publice, organizaţiilor guvernamentale şi neguvernamentale, mass – mediei, persoanelor fizice şi juridice;
• asigură primirea, expedierea şi transportul documentelor prin poşta civilă şi specială;
• răspunde de buna organizare şi desfăşurare a activităţii de primire, înregistrare şi rezolvare a petiţiilor ce sunt adresate instituţiei, prin îndrumarea acestora către compartimentele de specialitate, cu precizarea termenului de comunicare a răspunsului;
• urmăreşte soluţionarea şi redactarea în termen a răspunsului, expediază răspunsul către petiţionar şi se îngrijeşte de clasarea şi arhivarea acestuia;
• trimite petiţiile greşit îndreptate, în termen de 5 zile de la înregistrare, către autorităţile sau instituţiile publice în ale căror atribuţii intră rezolvarea problemelor semnalate în petiţie;
• clasează petiţiile anonime sau cele în care nu sunt trecute datele de identificare a petiţionarului;
• întocmeşte raport semestrial privind activitatea de soluţionare a petiţiilor la nivelul instituţiei;
• organizează activitatea de evidenţă, întocmire, multiplicare, manipulare, transport, păstrare şi arhivare a documentelor potrivit actelor normative în vigoare;
• verifică aplicarea prevederilor, instrucţiunilor în vigoare cu privire la folosirea şi păstrarea mijloacelor de redactare şi multiplicare a documentelor;

Atribuţii pe linia Evidenţei Proceselor – Verbale

• urmăreşte şi înregistrează procesele-verbale de constatare a contravenţiei în vederea executării unor măsuri procedurale în registrul tipizat special destinat;
• urmăreşte şi înregistrează plângerile în registrul tipizat, special destinat pentru această activitate;
• urmăreşte şi execută clasarea proceselor-verbale în cazul primirii chitanţelor de plată a amenzii în 48 de ore;
• execută comunicarea procesului-verbal contravenientului şi altor persoane interesate când nu au fost de faţă la data încheierii lui, ori au refuzat primirea;
• execută comunicarea actelor procedurale către persoanele interesate (înştiinţarea de plată, încheierea, etc);
• urmăreşte şi execută la timp trimiterea procesului-verbal sau încheierii în vederea executării sancţiunii amenzii;
• urmăreşte respectarea cu stricteţe a termenelor procedurale, întrucât depăşirea unora dintre ele are ca efect prescrierea aplicării sau executării sancţiunii, ceea ce anulează orice efect pozitiv al activităţii desfăşurate de poliţiştii locali care constată contravenţii;
• declanşează activitatea de urmărire şi evidenţă a lucrărilor din momentul primirii procesuluiverbal care trebuie înregistrat imediat şi comunicat persoanelor interesate, conform alineatului precedent;
• verifică dacă în urma comunicării către contravenient a procesului-verbal într-o perioadă de aproximativ 20 de zile a apărut una din situaţiile următoare:
  1. s-a depus plângere;
  2. nu s-a depus plângerea;
  3. contravenientul a achitat amenda în termen de 15 zile.
     1. Dacă s-a primit plângerea:
        • menţionează în registrul de evidenţă a proceselor-verbale de constatare a contravenţiilor;
        • înaintează plângerea de îndată organului competent să o soluţioneze;
        • înregistrează în registrul de evidenţă a plângerilor în cazul când Poliţia Locală este competentă să o soluţioneze;
     2. Dacă nu s-a primit plângerea în circa 20 de zile de la comunicarea procesului-verbal, originalul acestuia va fi înaintat organului competent să execute amenda, făcându-se menţiune în registrul de evidenţă a proceselor-verbale.
     3. Dacă contravenientul a achitat amenda în termen de 15 zile – procesul-verbal nu se mai trimite spre executare, făcând menţiunea corespunzătoare în registru, la rubrica „observaţii”, iar originalul procesului-verbal, chitanţele de plată şi celelalte lucrări privind aceeaşi cauză, se clasează.
  4. procedează în acelaşi mod şi cu procesele-verbale de constatare a contravenţiei la care contravenientul s-a angajat să plătească amenda în 48 ore şi a trimis la timp chitanţa de plată